weclapp: Kunden & Artikel zuordnen

Zwei Zuordnungen verbinden die Multiverse-Zahlen mit weclapp: Kunde → weclapp-Kunde und Metrik → weclapp-Artikel.

Die weclapp-Ansicht ist in drei Tabs gegliedert: Rechnungslauf (Rechnungen erzeugen und verfolgen), Artikel-Zuordnungen (globale Metrik→Artikel-Zuweisungen) und Kunde (kundenspezifische Einstellungen inkl. Positionsreihenfolge).

Kunden-Zuordnung

Die Liste zeigt alle (zusammengeführten) Multiverse-Kunden; per Klick wird jedem der passende weclapp-Kunde zugewiesen. Suche und Filter helfen bei großen Listen; Labels an jeder Zeile zeigen, ob Overrides, Extra-Artikel oder abweichende Einstellungen aktiv sind. Im Zuordnungsformular erscheinen in beiden Dropdowns nur noch nicht zugeordnete Einträge — sowohl beim „Kunde (Multiverse)" als auch beim „weclapp-Kunde" verschwindet, was bereits vergeben ist. So bleibt die Auswahl beim Abarbeiten kurz und weder ein Multiverse- noch ein weclapp-Kunde lässt sich versehentlich doppelt zuordnen. Auch in der Kundenübersicht ausgeblendete Kunden (z. B. ALSO-Tenants ohne eigene Leistungen) bleiben aus dem Dropdown „Kunde (Multiverse)" heraus.

• Stichmonat je Produkt (bei allen nicht-monatlichen Perioden): Der Stichmonat wird pro Produktzeile gesetzt — im Positions-Dialog eines Services (bzw. je Extra-Artikel) unter „Pro-Kunde konfigurieren". Er legt die Phase der Kadenz fest: In diesem Monat fährt die Position auf der Monatsrechnung mit (unten an die monatlichen Positionen angehängt) und dann – je nach Periode – alle 3 (vierteljährlich), 6 (halbjährlich) oder 12 (jährlich) Monate erneut. Das ist nötig, weil ein Kunde mehrere solche Positionen mit unterschiedlichen Startmonaten haben kann (mitten im Jahr gekauft). In allen anderen Monaten überspringt der Lauf sie. Ohne gesetzten Stichmonat wird die Position nie berechnet — der Rechnungslauf listet die betroffenen Produkte namentlich als Warnung. Als Anhaltspunkt zeigt „Pro-Kunde konfigurieren" das früheste ALSO-Laufzeitende des Kunden.
• Nicht zugeordnete Kunden werden nicht abgerechnet — der Rechnungslauf listet sie vorab als Warnung.

Artikel-Zuordnung

Jede Metrik je Portal (z. B. ninjaone/servers, ALSO-Produkte, Autodesk-Produkte) wird einem weclapp-Artikel zugewiesen. Nicht zugeordnete Metriken erscheinen nicht auf Rechnungen. HaloPSA-Zeiten sind hier bewusst nicht dabei — Dienstleistungen sind ein gesondertes Rechnungsdokument, ihre Artikel-Zuordnung wohnt im Tab „Artikel-Zuordnung" der HaloPSA-Ansicht.

• Die Metrik-Namen jeder Integration stehen auf ihrer Integrationsseite.
• Der Dialog zeigt den Artikelpreis an — kundenspezifische weclapp-Preise werden markiert.
• Periode je Produkt: Standardmäßig landet fast jedes Produkt auf der Monatsrechnung, denn in der Praxis werden die meisten Jahreslizenzen monatlich abgerechnet („1 year paid monthly", der Artikelpreis ist der Monatspreis). Ausnahme sind die echten „… (jährlich, Prepaid)"-Lizenzen (jährliche Vorauszahlung): sie stehen standardmäßig auf jährlich — monatlich ergäbe dort keinen Sinn. Umschalten ist jederzeit möglich; wie jede nicht-monatliche Periode fakturieren sie erst mit gesetztem Stichmonat (bis dahin warnt der Rechnungslauf). Der „Prepaid"-Zusatz macht diese Abos in der Produktsuche findbar; die zugrunde liegende Metrik heißt weiterhin „… (jährlich)". Neben monatlich und jährlich stehen auch vierteljährlich und halbjährlich zur Wahl — pro Produkt (global), pro Kunde als Override oder je Extra-Artikel. Jede nicht-monatliche Periode ist explizite Konfiguration und braucht einen Stichmonat; in den Stichmonaten hängt der Rechnungslauf diese Positionen unten an die monatlichen Positionen der EINEN monatlichen PRE-Rechnung des Kunden an.
• Preisschutz-Hinweis: Bei ALSO-Produkten zeigt die Service-Zeile (und der Positions-Dialog) unter dem weclapp-Preis „Preisschutz bis …" — rot bei abgelaufenem, gelb bei binnen 60 Tagen ablaufendem Preisschutz. So ist beim Festlegen der Verkaufspreise sichtbar, wie lange der Einkaufspreis fixiert ist.
• Alle Zuordnungen zurücksetzen: Der rote Button neben der Produktsuche entfernt nach Bestätigung sämtliche globalen Artikel-Zuordnungen und Perioden-Einstellungen (Audit-Log-Eintrag inklusive). Kundenspezifische Overrides, Extra-Artikel und Services bleiben erhalten; bis zur Neu-Zuordnung erscheinen die Produkte auf keiner Rechnung.

Kundenspezifische Anpassungen

Pro Kunde lassen sich Positionen verfeinern — alles wirkt ab der nächsten Rechnung automatisch:

Werkzeug	Zweck
Overrides	Positionsname, Menge, Betrag oder EK (Kostenbasis der Controlling-Marge — nie auf der Rechnung) einer gemappten Position überschreiben
Extra-Artikel	feste Zusatzpositionen (z. B. Pauschalen), optional mit eigenem Positionstext, Einzelpreis (VK) und Einkaufspreis (EK, für die Controlling-Marge)
Services	wiederkehrende Dienstleistungs-Positionen je Kunde, mit Preis je Zeile

Zusammenführungen in der Kundenansicht ziehen alle diese Einstellungen automatisch mit um.

Schnell zu einem Kunden springen: In der Kunden-Zuordnung führt ein Klick auf den Kundennamen — oder auf einen seiner Service-Chips (z. B. „10 Services") — direkt in den Tab Kunde und öffnet dort die Konfiguration genau dieses Kunden.

Der kleine Aktualisieren-Button neben der Kundenauswahl lädt die weclapp-Daten des Panels gezielt neu — Kunden- und Artikellisten, Positionen samt Preisen und voraussichtlichem Betrag. Praktisch, wenn direkt in weclapp etwas geändert wurde (neuer Artikel, geänderter Preis): einfach klicken statt die Seite neu zu laden.

Positionstabelle & Reihenfolge (Drag & Drop)

Im Kunde-Tab stehen alle Positionen — gemappte Services und Extra-Artikel — in einer gemeinsamen Positionstabelle in Rechnungsreihenfolge. Jede Zeile trägt ihre eigenen Steuerungen: bei Services den Artikel-Override, den „Auf Rechnung"-Schalter und das Anpassen von Text/Menge/Preis, bei Extra-Artikeln das Bearbeiten (Artikel, Menge, Einzelpreis, EK, Positionstext, Beschreibung, Abrechnung/Stichmonat) über den Stift-Button und das Löschen. Ein Extra-Artikel ohne eigenen Einzelpreis zeigt in seiner Preisspalte den aufgelösten weclapp-Preis, den die Rechnung berechnen würde (Kundenpreis vor Standardpreis) — das bloße „Artikelpreis"-Label bleibt nur, solange kein Preis bekannt ist. Beschreibungstexte (Positions-Dialog und Extra-Artikel) werden in einem kleinen Rich-Text-Editor bearbeitet — fett, kursiv, unterstrichen und Listen landen so in der weclapp-Positionsbeschreibung. Über den Anfasser (Drag & Drop) oder die Pfeil-hoch/runter-Buttons wird die gewünschte Reihenfolge festgelegt — Services und Extra-Artikel lassen sich dabei frei mischen, und jede Verschiebung wird automatisch gespeichert (ein kurzer Status neben dem Tabellentitel bestätigt es — es gibt keinen Speichern-Button mehr, den man vergessen könnte). Das Formular zum Hinzufügen von Extra-Artikeln sitzt unter der Tabelle.

Eine Rechnungsposition je Artikel (Schalter je Kunde über der Tabelle): Service-Positionen mit demselben Artikel werden auf der Rechnung zu einer Zeile zusammengefasst. Mengen-Positionen addieren sich — z. B. erscheinen alle Meraki-Lizenz-Metriken, die auf einen Artikel zeigen, als eine Position mit der Gesamtmenge (automatisch bepreiste Zeilen werden gemeinsam fakturiert, sodass weclapp einen Preis für die Gesamtmenge ermittelt; Staffelpreise greifen dann auf die echte Summe, manuell bepreiste Zeilen mergen nur bei exakt gleichem Preis). Eine €-Position mit Artikel-Kundenpreis macht den Artikel zur Pauschale: Alle Positionen dieses Artikels — €-Abos wie Mengen-Services — laufen in EINER Zeile zusammen und der Festpreis zählt EINMAL (z. B. fakturieren zwei Azure-Abos plus ein Veeam-Service auf einem 500-€-Pauschal-Artikel 500 €, nicht 3 × 500 €). Betroffene Zeilen tragen einen „zusammengefasst"-Chip; die zusammengefasste Position behält Platz und Positionstext ihrer ersten Zeile. Ein Artikel lässt sich auch explizit zur Pauschale schalten — der klickbare „Pauschale"-Chip an zusammengefassten Zeilen schaltet es je Artikel um: Die zusammengefasste Zeile berechnet dann einen Preis bei Menge 1, statt die Mengen zu addieren (z. B. fakturieren vier Meraki-Zeilen auf einem 19-€-Artikel 19 €, nicht 9 × 19 €). Ein Preis-Override an einer beteiligten Zeile wird zum Pauschalpreis (ihr EK-Override fließt im Controlling in die Gruppenkosten); ohne Override gilt der Artikel-/Kundenpreis einmal. Extra-Artikel und reine €-Durchlaufbeträge bleiben immer eigene Zeilen. Das Controlling spiegelt die zusammengefassten Zeilen: Eine Pauschale zählt ihren Festpreis in Umsatz und Marge einmal (die Kosten aller Teilnehmer laufen weiter, und die Verlustliste prüft den Festpreis gegen die summierten EKs der Gruppe), automatisch bepreiste Mengen-Gruppen werden zur Summenmenge bepreist.

Beim Rechnungslauf werden die Positionen anschließend in genau dieser Reihenfolge in der PRE-Rechnung angelegt. Positionen, die noch nicht einsortiert wurden (z. B. ein neu hinzugekommenes Produkt), hängen sich hinten an und behalten dort ihre bisherige Reihenfolge — die gespeicherte Anordnung bleibt also auch bei Produktwechseln stabil.

Voraussichtlicher Rechnungsbetrag

Über der Positionstabelle zeigt Multiverse den voraussichtlichen Rechnungsbetrag des Kunden an — getrennt nach monatlich und jährlich (netto), ohne dass dafür eine PRE-Rechnung erzeugt werden muss. Die Summe entsteht live aus genau den Positionen der Tabelle mit derselben Preislogik wie im Rechnungslauf: ein gesetzter Preis-Override gewinnt, sonst gilt der weclapp-Verkaufspreis (Kundenpreis vor Standardpreis), €-Durchreicher zählen mit ihrem Betrag — außer der Artikel trägt einen kundenspezifischen weclapp-Preis (Festpreis-Deal, z. B. Azure pauschal): dann wird dieser Festpreis statt des Betrags fakturiert (ein Standardpreis allein ersetzt den Betrag nie); die Menge kommt aus dem Override, sonst aus dem Snapshot. Deaktivierte Positionen („Auf Rechnung" aus) fließen nicht ein; Positionen ohne Artikel-Zuordnung oder ohne hinterlegten Verkaufspreis werden nicht mitgerechnet, sondern als Hinweis daneben gezählt. Jede Änderung — Umschalten, Override, Extra-Artikel — aktualisiert den Betrag sofort. Jährliche Positionen fakturieren weiterhin nur in ihrem jeweiligen Stichmonat; die Jahres-Summe nennt das gesamte jährliche Volumen.